SCHRITT 2: ERMITTLUNG DER PSYCHISCHEN BELASTUNG DER ARBEIT Im zweiten Schritt geht es darum, die psychische Belastung der Arbeit für die gewählten Tätigkeiten/Bereiche zu ermitteln. Dabei sind die psychischen Belastungsfaktoren einzubeziehen, die bei den Arbeitsbedingungen und Tätigkeitsanforderungen im konkret zu betrachtenden Arbeitsbereich auftreten können. A) Bestandsaufnahme Als erster Schritt der Ermittlung sollten zunächst die Informationen zusammengetragen werden, die über die psychische Belastung der Arbeit in den zu betrachtenden Tätigkeiten/Bereichen bereits vorhanden sind. Nutzbare Informationen können sich zum Beispiel aus bereits durchgeführten Mitarbeiterbefragungen oder (anderen) Gefährdungsbeurteilungen ergeben. In der Regel erfassen wir diese Informationen und Kennzahlen ebenfalls im Planungsworkshop. B) Auswahl von Vorgehensweisen Wir unterscheiden hierbei 3 grundsätzliche Vorgehensweisen: 1. Standardisierte, schriftliche Mitarbeiterbefragungen (Werden als Überblicks- Analyse für das gessamte Unternehmen genutzt), 2. Beobachtungen bzw. Beobachtungsinterviews (Werden in der Regel im zweiten Schritt als Detail-Analyse eingesetzt), 3. Moderierte Analyse-Workshops (In Kleinbetrieben unser Standard, bei größeren Betrieben im zweiten Schritt nach der globalen Analyse). C) Auswahl von Instrumenten Für jede der 3 oben beschriebenen Vorgehensweisen gibt es ein breites Spektrum von Instrumenten. Bei der Auswahl eines Instrumentes kommt es auf die betrieblichen Rahmenbedingungen (zum Beispiel Betriebsgröße, Tätigkeitsbereiche, Branche) und die Art der Arbeitsanforderungen an. Zudem kann in manchen Fällen auch ein stufenweises Vorgehen sinnvoll sein. Generell ist gefordert, dass die zum Einsatz kommenden Instrumente und Workshopkonzepte zur Beurteilung der Arbeitsbedingungen geeignet sind und alle psychischen Belastungsfaktoren erfassen, die bei den Tätigkeiten und in den Bereichen, die betrachtet werden sollen, relevant sind. Daher nutzen wir ausschließlich zugelassene und wissenschaftlich validierte Tools der BGs bzw. aus der Toolbox des Bundesamtes für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin BAuA. Auch diese Auswahl erfolgt im Planungsworkshop, hier binden wir neben der MA- Vertretung insbesondere den Datenschutzbeauftragten ein.

SCHRITT 1: FESTLEGEN VON TÄTIGKEITEN / BEREICHEN Im ersten Schritt der Gefährdungsbeurteilung sind die Tätigkeiten/Bereiche festzulegen, die beurteilt werden sollen. Tätigkeiten/Bereiche mit Arbeitsbedingungen, die in Bezug auf die psychische Belastung gleichartig sind, können zu einer Einheit zusammengefasst werden. Diese Einheiten müssen nicht notwendig mit denen übereinstimmen, die für die Beurteilung anderer Gefährdungsfaktoren (zum Beispiel nach Arbeitsstättenverordnung) festgelegt wurden. Da die psychische Belastung sowohl je nach Art der Tätigkeit verschieden sein kann (zum Beispiel in Bezug auf die Arbeitsintensität oder Handlungsspielräume bei der Arbeit) als auch in Abhängigkeit von den Arbeitsbedingungen im Arbeits- oder Organisationsbereich variiert (zum Beispiel in Bezug auf soziale Beziehungen zu Kollegen und Vorgesetzten), können Einheiten sowohl auf Ebene der Tätigkeit als auch auf Ebene der Arbeits- oder Organisationsbereiche gebildet werden. Die Bildung von Einheiten muss nachvollziehbar begründet sein. Zur Festlegung der Einheiten ist es empfehlenswert, sich zunächst einen Überblick über die Tätigkeiten und Arbeitsbereiche im Unternehmen zu verschaffen. Dies kann zum Beispiel anhand von Übersichten der Aufbauund Ablauforganisation und Stellen- oder Tätigkeitsbeschreibungen geschehen. Dies erfolgt bei uns im Rahmen des Planungsworkshops .

SCHRITT 3: BEURTEILUNG DER PSYCHISCHEN BELASTUNG DER ARBEIT Die Beurteilung der ermittelten psychischen Belastung zielt darauf ab, einzuschätzen, ob Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind und wenn ja, welche dies sein können. Zur Beurteilung gibt es für viele Belastungsfaktoren keine spezifischen rechtlichen Festsetzungen außer der grundlegenden Forderung, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu gewährleisten und zu verbessern. Hierbei sind der Stand von Technik, Arbeitsmedizin und Hygiene sowie sonstige gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zu berücksichtigen (vgl. § 4 ArbSchG, Ziffer 3). Grundsätzlich muss die Beurteilung sachlich begründet und die Vorgehensweise nachvollziehbar sein. Zur Beurteilung (SOLL/IST-Vergleich) können beispielsweise folgende Verfahrensweisen genutzt werden: 1. Nutzung von Instrumenten, die Kriterien oder „Schwellenwerte“ für gesundheitlich relevante Ausprägungen der erfassten psychischen Belastung enthalten, 2. Nutzung von empirischen Vergleichswerten, hierbei stehen uns aktuell über 700.000 Referenzdaten zur Verfügung, 3. Beurteilung im Workshop, insbesondere dann, wenn im Prozess vorher schon Workshops durchgeführt wurden.

SCHRITT 4: ENTWICKLUNG UND UMSETZUNG VON MAßNAHMEN Wenn im Ergebnis der Beurteilung der psychischen Belastung festgestellt wurde, dass Maßnahmen erforderlich sind, müssen in einem vierten Schritt geeignete Maßnahmen entwickelt und umgesetzt werden. Diese müssen aus den Ergebnissen der Beurteilung abgeleitet und nachvollziehbar begründet sein. Bei der Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen hat sich der Arbeitgeber an Grundsätzen zu orientieren, die im § 4 ArbSchG beschrieben sind. Von besonderer Bedeutung ist weiterhin, dass die von der Belastung ausgehenden Gefahren an ihrer Quelle zu bekämpfen und individuelle Schutzmaßnahmen nachrangig zu anderen Maßnahmen sind. Hierbei sind Maßnahmen zu bevorzugen, die sich auf Verhältnisse (Organisation, Struktur, Prozesse, Tätigkeiten) beziehen, gegenüber Maßnahmen, die auf das Verhalten der Beschäftigten abzielen. Hierbei steht dir Nutzung unseres BGM-Power-Netzwerkes zentral im Fokus. Maßnahmen aus der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung betreffen häufig arbeitsplatzübergreifende Handlungs-felder wie Arbeitsorganisation oder soziale Beziehungen. Bei der Umsetzung von Maßnahmen in einem Arbeitsbereich müssen daher mögliche Auswirkungen auf andere Arbeitsbereiche berücksichtigt oder Verschiebungen von Belastungsproblemen in andere Bereiche vermieden werden. Die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen sollte zeitnah beginnen. Wenn im Ergebnis der Beurteilung mehrere Problemfelder identifiziert wurden, kann die Entwicklung und Umsetzung von entsprechenden Maßnahmen auch schrittweise erfolgen. Es ist empfehlenswert, nicht alle Problemfelder gleichzeitig zu bearbeiten, sondern Schwerpunkte bzw. Prioritäten zu setzen (zum Beispiel nach Dringlichkeit, Anzahl der betroffenen Beschäftigten, Umsetzbarkeit).

SCHRITT 5: WIRKSAMKEITSKONTROLLE Zu den Grundpflichten des Arbeitgebers gehört es auch, getroffene Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit hin zu überprüfen (§ 3 ArbSchG). Dazu gehört die Beurteilung, ob sich die psychische Belastungssituation nach Umsetzung der Maßnahmen in der gewünschten Weise verändert hat oder nicht. Wenn zum Beispiel Maßnahmen zur Verringerung von Unterbrechungen und Störungen bei der Arbeit ergriffen wurden, gilt es hier, nach einer angemessenen Frist zu kontrollieren, ob sich die Zahl der Unterbrechungen und Störungen tatsächlich verringert hat. Auch die Vorgehensweisen zur Wirksamkeitskontrolle müssen nachvollziehbar sein . Zur Wirksamkeitskontrolle können beispielsweise die betroffenen Beschäftigten und Führungskräfte danach befragt werden, ob sich die psychische Belastungssituation in Folge der in ihrem Bereich umgesetzten Maßnahmen verbessert hat oder nicht. Dies kann zum Beispiel in Workshops geschehen, in denen sowohl positive als auch negative Einschätzungen der Wirksamkeit besprochen werden. DIe Einrichtung eines periodisch stattfindenden gesundheitszirkels hat sich hier als sehr effektive Maßnahme erwiesen. Ausreichend können aber auch mündliche Nachfragen sein, etwa im Rahmen einer Begehung oder durch schriftliche Kurzbefragungen der Beschäftigten und Führungskräfte im betreffenden Bereich. Um diese Kontrolle möglichst zu vereinfachen, erstellen wir für alle (internen und extern durchgeführten) Maßnahmen optimierte Evaluations-Tools zur Verfügung und führen bei Bedarf auch diese Wirksamkeitskontrolle für Ihr Unternehmen zentral durch. Manche Maßnahmen zeigen nicht unmittelbar, sondern erst mittel- oder langfristig Auswirkungen (Beispiel: Veränderung des Krankenstandes erst nach ca. 3 Jahren). Dies sollte bei der Festlegung des Zeitpunkts der Kontrollen bedacht und berücksichtigt werden. Fällt die Wirksamkeitskontrolle negativ aus, sind weitergehende oder andere Maßnahmen zu entwickeln und umzusetzen, um die Gefährdung zu reduzieren.

SCHRITT 6: AKTUALISIERUNG/FORTSCHREIBUNG Die Gefährdungsbeurteilung muss aktuell sein , sich also auf die aktuellen Gegebenheiten beziehen. Es ist empfehlenswert, die Aktualität der Gefährdungsbeurteilung in regelmäßigen Abständen zu prüfen. Es wird khierfür kein fester Zeitraum genannt, grundsätzlich sollten Zeiträume von 2 bis 3 Jahren ausreichend sein. In Unternehmen mit einem hohen Personalwechsel kann dieser Zeitraum auch auf 1 Jahr zu verkürzen sein. Sie ist auf jeden Fall zu aktualisieren, wenn sich die der Gefährdungsbeurteilung zugrundeliegenden Gegebenheiten geändert haben (§ 3 Abs. 1 ArbSchG). Anlässe für eine Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung können u.a. sein: • Veränderungen der Arbeitsbedingungen und der damit verbundenen psychischen Belastung, beispielsweise durch Restrukturierung, Reorganisationen von Tätigkeiten und Arbeitsabläufen oder nach Anschaffung neuer Maschinen und Produktionsausrüstungen oder z. B. die Einführung fundamental neuer Software; • auffällige Häufungen von Fluktuation, Beschwerden, Gesundheitsbeeinträchtigungen u.a., die auf Gefährdungen durch psychische Belastung bei der Arbeit hindeuten; auch steigende Zahlren von Arbeitsunfällen können Auslöser werden • neue arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse oder Arbeitsschutzvorschriften.

SCHRITT 7: DOKUMENTATION Alle Betriebe sind gesetzlich zu einer Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung verpflichtet (siehe § 6 ArbSchG). Aus der Dokumentation muss erkennbar sein, dass die Gefährdungsbeurteilung angemessen durchgeführt wurde. Die Unterlagen müssen daher Angaben zu dem Ergebnis der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung, zur Festlegung der erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen sowie zu den Ergebnissen der Überprüfung der durchgeführten Maßnahmen enthalten. Wir garantieren in jedem Fall die regelgerechte und rechtskonforme Erstellung dieser Unterlagen im Projekt. Die Dokumentation nach § 6 ArbSchG erfordert keine bestimmte Art von Unterlagen. Es kann sich um Unterlagen in Papier-form oder aber auch in Form elektronisch gespeicherter Dateien handeln. Da im Laufe des Gesamtprozesses der Gefährdungsbeurteilung eine Vielzahl von Unterlagen entstanden sein können und ggf. auch auf Dokumente Bezug genommen werden kann, die in anderen Zusammenhängen erstellt wurden, können Form und Umfang der Dokumentation sehr verschieden sein. Für die Dokumentation sollten Unterlagen oder entsprechende Verweise so gesammelt und zusammengestellt werden, dass sie für die Planung und Umsetzung der Arbeitsschutzaktivitäten im Betrieb nützlich sind und genutzt werden (können). Daher arbeiten wir bei der Erstellung der Unterlagen immer eng mit den vorhandenen Akteuren des Arbeitsschutzes in Ihrem Unternehmen zusammen, so dass der Aufwand auf ein Mindestmaß reduziert werden kann.

Die Psychische

Gefährdungsbeurteilung in der

Übersicht

7 DEFINIERTE SCHRITTE ZU EINER UMFASSENDEN, RECHTSSICHEREN BEURTEILUNG Bei der Gefährdungsbeurteilung im Sinne des Arbeitsschutzgesetzes geht es immer um die Beurteilung und Gestaltung der Arbeit. Auch bei der Gefährdungs-beurteilung psychischer Belastung steht die Beurteilung und Gestaltung der Arbeit in Bezug auf die psychische Belastung im Vordergrund. Es geht nicht um die Beurteilung der psychischen Verfassung oder Gesundheit der Beschäftigten. Die Gefährdungsbeurteilung leistet damit einen wichtigen Beitrag zur menschen-gerechten Gestaltung von Arbeit und daraus folgend zum Erhalt der Gesundheit, Motivation und Beschäftigungsfähigkeit der Beschäftigten. Sie nimmt u.a. Arbeitsaufgaben und -abläufe sowie die sozialen Beziehungen in den Blick und trägt damit dazu bei, zum Beispiel Störungen von Arbeitsabläufen und Konflikte zu identifizieren und durch entsprechende Maßnahmen zu vermeiden. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Planung und Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung verantwortlich. Er muss die Gefährdungsbeurteilung nicht selbst durchführen, sondern kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG). Der Betriebs-/Personalrat hat bei der Organisation und Durchführung der Gefährdungsbeurteilung Mitbestimmungsrechte. Um gute Ergebnisse zu erzielen, empfiehlt sich eine möglichst einvernehmliche Vorgehensweise bei der Gefährdungsbeurteilung. Die Gefährdungsbeurteilung ist auf die konkreten Bedingungen und Tätigkeiten im Betrieb zu beziehen. Eine gelingende Planung und Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung setzt daher voraus, dass die daran beteiligten Akteure das Tätigkeitsspektrum im eigenen Betrieb überblicken und die unterschiedlichen Arbeitsaufgaben und -anforderungen kennen. Über diese Basiskenntnisse hinaus sind für die Umsetzung der Gefährdungs-beurteilung psychischer Belastung in der Regel noch weitergehende Fachkenntnisse nötig, im Einzelnen über: - psychische Belastungsfaktoren, die in den konkret zu betrachtenden Bereichen/ Tätigkeiten auftreten können/relevant sind - Vorgehensweisen und Methoden zur Ermittlung und Beurteilung psychischer Belastung - konkrete Möglichkeiten menschengerechter Gestaltung von Arbeit. Solche Fachkenntnisse können bedarfsbezogen durch interne oder externe Experten eingebracht werden, zum Beispiel durch einen ausgebildeten Präventions- und Gesundheitsmanager des Gesundheitsmanagement Ruhr mit TÜV-Zertifikat.